Что такое отказное письмо для маркетплейса и как его получить

Продавец Алексей получил уведомление от маркетплейса Wildberries: карточка его товара заблокирована. Причина — отсутствие отказного письма. До этого момента Алексей даже не подозревал о существовании такого документа. А пока он разбирался, что это и где его взять, терял деньги каждый день.

Такая ситуация знакома многим, кто начинает торговать на маркетплейсе. Современные площадки маркетплейсов вроде Wildberries и OZON всё чаще требуют предоставить документы о безопасности продукции. И часто среди этих требований маркетплейса возникает загадочное отказное письмо.

Хорошая новость: разобраться с этим документом несложно. В большинстве случаев его оформить можно быстро и без лишних затрат. Главное — понимать, что это такое и когда оно действительно нужно.

Что такое отказное письмо для маркетплейса?

Отказное письмо — это официальный документ, подтверждающий, что ваш товар не подлежит обязательной сертификации или декларированию соответствия в России.

По сути, это справка от компетентной организации о том, что для вашего товара не требуются сертификаты и декларации по техническим регламентам Таможенного союза (ТР ТС) или законодательству РФ.

Юридический статус отказного письма

С юридической точки зрения отказное письмо не является обязательным документом согласно законодательству РФ. Это информационное подтверждение, выдаваемое компетентными организациями.

Российские маркетплейсы имеют право устанавливать дополнительные требования к документации товаров. Поэтому они могут требовать этот документ, даже если формально он не обязателен по закону.

Кто выдаёт отказные письма?

На практике отказные письма могут оформлять:

• Аккредитованные органы по сертификации
• Экспертные организации, обладающие компетенцией в соответствующей области

Как выглядит отказное письмо?

Типичное отказное письмо содержит:

• Информацию о товаре (наименование, коды ТН ВЭД)
• Обоснование, почему товар не подлежит обязательной сертификации
• Ссылки на соответствующие нормативные акты
• Печать и подпись уполномоченного лица организации-выдавателя
• Уникальный номер и дату выдачи

Маркетплейсы принимают отказные письма в электронном виде через личный кабинет продавца маркетплейса. Документ должен быть в формате PDF и иметь все необходимые реквизиты.

Области аккредитации органов по сертификации

В России деятельность органов по сертификации строго регламентируется: они работают только в рамках своей области аккредитации, которая определяется конкретными видами продукции и услуг, а также нормативными документами, на соответствие которым проводится сертификация. Область аккредитации официально фиксируется в аттестате аккредитации, который выдаётся Федеральной службой по аккредитации (Росаккредитация). Это значит: орган по сертификации может выдавать сертификаты и декларации только на ту продукцию, которая прямо указана в его области аккредитации. Выдача разрешительных документов на товары вне этой области противоречит закону и может привести к аннулированию аккредитации.

Если продукция не подлежит обязательной сертификации или декларированию (то есть не входит в перечни технических регламентов, Постановление Правительства №2425 и др.), она не попадает ни в одну область аккредитации органов по сертификации. Формально такие товары не требуют оценки соответствия, и сертификационный орган не осуществляет в отношении них никаких официальных процедур. Однако на практике сложилась ситуация, когда для таможенных, торговых и маркетплейс-процедур требуется документальное подтверждение этого факта — так называемое отказное письмо.

Закон не устанавливает обязательной формы или строгого порядка выдачи отказных писем, и этот процесс не регламентирован государственными стандартами. В результате любые органы по сертификации, а также экспертные и специализированные организации, реально выдают отказные письма – независимо от того, входит ли продукция в их область аккредитации или нет. Фактически, оформление отказных писем стало отдельной услугой на рынке: документ подтверждает, что конкретный товар не подлежит обязательной сертификации, и используется при таможенном оформлении, продаже или по требованию маркетплейсов.

Таким образом, с точки зрения закона, орган по сертификации ограничен своей областью аккредитации и не работает с продукцией, не требующей сертификации. Но на практике отказные письма на такие товары выдают практически любые органы и экспертные центры, поскольку эти документы востребованы бизнесом и госорганами для подтверждения статуса продукции.

Кому и когда нужно отказное письмо?

Не всем продавцам на маркетплейсах нужны отказные письма. Разберемся, в каких случаях они действительно требуются.

Когда маркетплейс требует отказное письмо

Маркетплейсы Wildberries, OZON и другие российские площадки часто запрашивают отказные письма для следующих категорий товаров:

• Канцелярские товары
• Сувенирная продукция
• Украшения и бижутерия

Обратите внимание: перечень постоянно меняется. Маркетплейс может запросить документ даже для товаров, которые раньше размещались без него.

Алгоритм определения: нужно ли вам отказное письмо

Чтобы понять, нужно ли вам оформлять отказное письмо, выполните три простых шага:

1. Проверьте, подлежит ли ваш товар обязательной сертификации

Сначала нужно определить, входит ли ваша продукция в перечень товаров, подлежащих обязательной сертификации или декларированию. Эти перечни содержатся в:

• Постановлении Правительства РФ №2425
• Технических регламентах Таможенного союза (ТР ТС)

Если ваш товар есть в этих списках — вам нужен сертификат или декларация, а не отказное письмо.

2. Уточните требования конкретного маркетплейса

Даже если по закону ваш товар не требует сертификации, конкретный маркетплейс может требовать подтверждающие документы по своим внутренним правилам. Обратитесь в службу поддержки маркетплейса или изучите требования к вашей категории товаров в личном кабинете продавца.

3. Оцените риски

В некоторых случаях, даже если маркетплейс не просит документ сейчас, лучше подготовить его заранее:

• Если вы планируете большие поставки
• Если у конкурентов были проблемы с маркетплейсом из-за отсутствия документов
• Если ваш товар находится в «пограничной» категории

Когда точно нужно отказное письмо

Отказное письмо обязательно потребуется в таких ситуациях:

• Маркетплейс попросил предоставить документ для конкретного товара
• Вы получили предупреждение о возможной блокировке карточки
• Товар на маркетплейсе уже заблокирован из-за отсутствия документов
• Ваша продукция внешне похожа на товары, подлежащие обязательной сертификации

Кому точно не нужно отказное письмо

Оформлять отказное письмо не требуется в следующих случаях:

• У вас уже есть действующий сертификат или декларация соответствия на товар
• Ваш товар входит в перечень продукции, подлежащей обязательной сертификации (тогда нужен сам сертификат, а не отказное письмо)
• Вы продаете услуги, а не физические товары

Особенности для разных маркетплейсов

Требования могут различаться в зависимости от площадки:

Wildberries:

• Может заблокировать товар без предупреждения при отсутствии документа
• Проверяет документы как при загрузке, так и в процессе торговли на маркетплейсе

OZON:

• Более гибок в требованиях к документации
• Часто проводит выборочные проверки уже размещенных товаров
• OZON может запросить документы при жалобах покупателей

Другие российские маркетплейсы:

• Обычно следуют практикам крупных площадок
• Могут иметь дополнительные требования для определенных категорий

Что будет, если не предоставить отказное письмо?

Если маркетплейс запрашивает документ, а вы его не предоставляете:

• Маркетплейс может заблокировать карточку товара
• Продажи на маркетплейсе этого товара будут приостановлены
• В некоторых случаях возможны штрафы Wildberries или других площадок
• При систематических нарушениях возможна блокировка аккаунта продавца

Не стоит игнорировать подобные требования — потери от простоя товара обычно превышают затраты на получение документа.

Виды отказных писем

Не все отказные письма одинаковы. Разные типы документов подходят для разных ситуаций. Разберемся, какие виды существуют и как выбрать подходящий.

По организации-выдавателю

Отказные письма можно классифицировать по типу организации, которая их выдает:

1. Письма от органов по сертификации

Такие отказные письма выдаются аккредитованными органами. Их главное преимущество — высокий уровень доверия со стороны маркетплейсов. Вайлдберриз и Озон обычно без проблем принимают такие документы. Однако органы по сертификации работают только в рамках своей области аккредитации и не всегда могут оформить отказное письмо на любую продукцию.

2. Письма от экспертных организаций

Выдаются экспертными организациями, обладающими компетенцией в соответствующей области. Такие письма также принимаются большинством российских маркетплейсов, но в спорных случаях могут вызвать дополнительные вопросы.

3. Письма от ВНИИС (исторически)

Раньше Всероссийский научно-исследовательский институт сертификации был основным выдавателем отказных писем. Сейчас он выдает их в ограниченном объеме, но письма от ВНИИС все еще могут приниматься маркетплейсами.

4. Письма от Минпромторга (исторически)

Какое-то время Министерство промышленности и торговли занималось оформлением таких документов. Сейчас эта практика прекращена, но некоторые старые письма могут считаться действительными.

По содержанию и назначению

В зависимости от содержания и целей использования, отказные письма делятся на:

1. Отказное письмо Роспотребнадзора (по СГР)
Подтверждает, что продукция не подлежит обязательной государственной регистрации (СГР) согласно Решению Комиссии ТС №299 от 2010 г.26. Актуально для:

• Товаров, не входящих в перечень Единых санитарных требований ЕАЭС;
• Изделий, не контактирующих с кожей/слизистыми (декор, упаковка);
• Продукции без пищевого/косметического назначения.

2. Отказное письмо МЧС (пожарной безопасности)
Удостоверяет, что товар не подпадает под требования:

• Технического регламента ТР ТС 043/2017;
• Перечня продукции, подлежащей обязательной пожарной сертификации3.
  Обязательные элементы документа:
• Код ОКП/ТН ВЭД;
• Ссылка на нормативный акт;
• Срок действия (при наличии).

3. Отказные письма по ТР ТС/ЕАЭС и российской системе

Отказные письма могут оформляться как по техническим регламентам Таможенного союза (ТР ТС/ЕАЭС), так и по российской системе обязательной сертификации (Постановление Правительства РФ №2425 от 01.12.2009).

В большинстве случаев в одном отказном письме сразу указывается, что продукция не подлежит обязательной сертификации ни по ТР ТС, ни по перечню №2425.

Различие между ТР ТС и ПП №2425 заключается в том, что по ТР ТС подтверждается соответствие техническим регламентам, а по перечню №2425 — соответствие требованиям ГОСТ.

С точки зрения обязательности для ввоза и обращения товара на рынке оба документа равнозначны.

На практике маркетплейсы могут запрашивать отказные письма, подтверждающие, что продукция не подлежит обязательной сертификации ни по ТР ТС, ни по ПП №2425 — даже если по закону это не требуется.

Обычно отказное письмо сразу содержит ссылки и на ТР ТС, и на Постановление №2425, чтобы максимально закрыть все возможные вопросы со стороны контролирующих органов и площадок.

Вывод:

Для большинства товаров, не подпадающих под обязательную сертификацию, достаточно одного комбинированного отказного письма, в котором указано, что продукция не требует подтверждения соответствия ни по техническим регламентам ЕАЭС, ни по перечню №2425. Это наиболее удобный и универсальный вариант для работы с маркетплейсами и таможней.

Какой тип отказного письма выбрать для маркетплейса?

Для сотрудничества с маркетплейсом лучше всего подходят:

• Комбинированные письма (и по ТР ТС, и по российской системе)
• Выданные аккредитованными органами по сертификации
• Бессрочные или с максимально длительным сроком действия
• С подробным описанием товара и его характеристик

Чек-лист: как определить качественное отказное письмо

Хорошее отказное письмо для маркетплейса должно содержать:

• Точное наименование товара, совпадающее с названием на площадке маркетплейса
• Коды ТН ВЭД (для любых товаров)
• Четкое обоснование, почему товар не подлежит сертификации
• Ссылки на актуальные нормативные акты
• Контактные данные организации-выдавателя
• Подпись руководителя и печать
• Уникальный регистрационный номер
• QR-код или другие элементы проверки подлинности (в современных документах)

Особенности для самозанятых

Если вы работаете как самозанятый, процесс получения документов не отличается. Письмо для самозанятого оформляется так же, как и для ООО или ИП. Главное — правильно указать ваши данные как заявителя.

Как получить отказное письмо?

Процесс получения отказного письма несложный, но требует внимания к деталям. Разберем пошаговую инструкцию и расскажем, как избежать типичных ошибок.

Куда обращаться за отказным письмом?

У вас есть несколько вариантов:

• Органы по сертификации Аккредитованные органы — самый надежный вариант. Их документы принимаются всеми маркетплейсами. Найти такой орган можно на сайте Росаккредитации в реестре аккредитованных лиц.
• Экспертные организации Компании, специализирующиеся на сертификации и оценке соответствия. Проверяйте их репутацию и опыт работы с маркетплейсами Wildberries, OZON и другими.
• Специализированные сервисы Существуют онлайн-сервисы, помогающие оформить отказное письмо. Они работают как посредники между вами и экспертными организациями, упрощая процесс.

Пошаговая инструкция получения отказного письма

1. Подготовьте информацию о товаре

Для оформления вам понадобятся:

• Точное наименование товара
• Состав и материалы
• Технические характеристики
• Код ТН ВЭД (для всех товаров)

2. Выберите организацию-выдавателя

Исследуйте рынок и выберите надежную организацию с хорошими отзывами от других продавцов маркетплейсов. Уточните сразу:

• Сроки выдачи документа
• Стоимость услуги
• Формат предоставления результата

3. Подайте заявку

Заполните заявление на получение отказного письма. В нем указывается:

• Ваши данные как заявителя
• Информация о товаре

4. Оплатите услугу

Стоимость оформления отказного письма обычно составляет от 1500 до 5000 рублей в зависимости от сложности товара и срочности.

5. Получите готовый документ

После проверки и оформления вы получите готовое отказное письмо. Обычно оно предоставляется в электронном виде (PDF) и при необходимости на бумажном носителе с оригинальной печатью.

6. Загрузите документ на маркетплейс

На Wildberries для загрузки документов предусмотрены только два раздела: «Декларация соответствия» и «Сертификат соответствия». Отказное письмо можно загрузить в любой из этих разделов — система примет его в формате PDF. Важно убедиться, что документ содержит все необходимые реквизиты и корректно отображает информацию о товаре. После загрузки отказного письма в личный кабинет продавца ваш товар будет считаться подтверждённым по документам, и вы сможете избежать блокировки карточки товара.

Сроки получения отказного письма

• Стандартный срок: 1-3 рабочих дня
• Срочное оформление: от 3 часов до 1 рабочего дня (с дополнительной оплатой)

Стоимость отказного письма

Цены на оформление отказного письма варьируются:

• Базовая стоимость: 1500-3000 рублей
• Срочное оформление: от 3000 рублей
• Сложные технические товары: до 5000 рублей
• Для партии однотипных товаров: скидки от 10% до 30%

Проверка подлинности отказного письма

Перед загрузкой на маркетплейс проверьте документ на корректность:

1. Убедитесь, что все данные о товаре указаны верно
2. Проверьте наличие печати и подписи уполномоченного лица
3. Удостоверьтесь, что в письме есть ссылки на актуальные нормативные акты
4. Проверьте регистрационный номер документа (многие организации ведут открытые реестры выданных документов)

Можно ли оформить отказное письмо самостоятельно?

Нет, отказное письмо должно быть выдано компетентной организацией. Самостоятельно составленный документ не будет иметь юридической силы и не примется маркетплейсами.

Распространенные ошибки при получении отказного письма

• Неправильный код ТН ВЭД Ошибка в коде может привести к неверной классификации товара и отказу в приеме документа маркетплейсом.
• Обращение в ненадёжную организацию Основная проблема возникает, если отказное письмо оформлено организацией, которая фактически не выдавала этот документ, либо не имеет компетенции для его оформления. Важно, чтобы организация-выдаватель действительно существовала и могла подтвердить факт выдачи письма.
• Заказ шаблонного документа Использование стандартных, неиндивидуализированных шаблонов может привести к отказу в приёме письма маркетплейсом.

Частые ошибки и подводные камни

Торговля на маркетплейсе с отказными письмами таит в себе несколько распространенных ловушек. Разберем основные проблемы с маркетплейсом, с которыми сталкиваются продавцы, и как их избежать.

Ошибки при выборе организации-выдавателя

Обращение к ненадежным посредникам Некоторые сервисы предлагают очень дешевые отказные письма, которые потом не принимаются маркетплейсами. Вайлдберриз и Озон проверяют подлинность документов и могут выявить подделку. Как избежать: Проверяйте отзывы других продавцов маркетплейса об организации. Запрашивайте сведения об аккредитации.

Неправильное оформление документов

1. Несоответствие наименования товара Название товара в отказном письме должно точно соответствовать названию на маркетплейсе. Даже небольшие расхождения могут стать причиной отказа в приеме документа. Как избежать: Предоставляйте организации-выдавателю точное название товара, как оно указано в карточке на площадке маркетплейса.
2. Отсутствие важных характеристик товара Если в отказном письме не указаны ключевые характеристики товара, маркетплейс может потребовать дополнительные документы или отклонить письмо. Как избежать: Предоставляйте максимально полное описание товара, включая состав, материалы, размеры и функциональное назначение.
3. Ошибки в кодах ТН ВЭД Неверный код ТН ВЭД может привести к неправильной классификации товара и последующим проблемам с маркетплейсом. Как избежать: Консультируйтесь со специалистами по классификации товаров или используйте онлайн-классификаторы ТН ВЭД.

Ловушки при работе с маркетплейсами

1. Внезапные изменения требований

Маркетплейсы могут менять требования к документации без предварительного уведомления. Товар, который раньше размещался без отказного письма, в любой момент может потребовать новый документ. Как избежать: регулярно следите за обновлениями правил площадки и будьте готовы оперативно предоставить отказное письмо, если его запросят.

2. Требования к документам

На практике Wildberries, OZON и другие маркетплейсы требуют сертификат или декларацию соответствия. Если ваш товар не подлежит обязательной сертификации, вместо этих документов нужно предоставить отказное письмо. Как правило, маркетплейсы принимают правильно оформленный документ, подтверждающий, что продукция не подлежит сертификации, вне зависимости от формата или особенностей оформления для разных площадок.

3. Штрафы и блокировки

Маркетплейсы могут без предупреждения заблокировать карточку товара или даже аккаунт, а также наложить штраф за отсутствие необходимой документации. Как избежать: внимательно изучайте договор и правила площадки, оформляйте отказное письмо заранее и храните его в актуальном виде, чтобы при необходимости быстро предоставить документ.

Юридические риски

1. Использование ненадлежащего документа

Если ваш товар на самом деле подлежит обязательной сертификации, а вы используете отказное письмо, это может привести к серьезным последствиям:

• Маркетплейс может заблокировать все ваши товары
• Возможны штрафы от контролирующих органов
• Репутационные потери

2. Как избежать:

Тщательно проверяйте, входит ли ваш товар в перечни продукции, подлежащей обязательной сертификации.

Используйте только достоверные источники информации: технические регламенты ЕАЭС, Постановление Правительства №2425 и официальные справочники. Не доверяйте компаниям, которые выдают отказные письма на любые товары без проверки – такие организации часто оформляют документы на продукцию, которая на самом деле подлежит обязательной сертификации. В случае выявления нарушений все санкции и ответственность ложатся на продавца, а не на выдавшую компанию. Поэтому выбирайте только надёжных и компетентных партнёров для оформления отказных писем.

3. Срок действия документа

Даже если отказное письмо формально бессрочное, изменения в законодательстве могут сделать его недействительным. Как избежать: Периодически проверяйте актуальность документа, особенно при изменениях в техрегламентах.

Финансовые ловушки

1. Переплата за ненужные услуги Некоторые организации навязывают дополнительные услуги при оформлении отказных писем, например, перевод документа на английский язык или нотариальное заверение, которые не требуются маркетплейсами. Как избежать: Четко оговаривайте состав услуг и их стоимость перед заказом.
2. Экономия на важных аспектах Выбор самого дешевого варианта может обернуться отказом маркетплейса принять документ и потерей времени и денег. Как избежать: Сравнивайте предложения нескольких организаций и выбирайте оптимальное соотношение цены и качества.

Реальные кейсы: что бывает при неправильной работе с отказными письмами

Кейс 1: Блокировка на Wildberries

Продавец Игорь загрузил партию детских игрушек на Wildberries без отказного письма, полагая, что для его товара оно не требуется. Через месяц все 15 карточек товаров были заблокированы без предупреждения. Пока Игорь оформлял нужные документы (на что ушло 5 дней), он потерял более 100 000 рублей потенциальной выручки.

Кейс 2: Штраф от OZON

Продавец Анна использовала отказное письмо на партию косметических средств. Позже выяснилось, что один из ее товаров на самом деле подлежал обязательной сертификации по ТР ТС. OZON наложил штраф в размере 5000 рублей и потребовал убрать товар до получения правильных документов.

Кейс 3: Неправильный код ТН ВЭД

Продавец Михаил получил отказное письмо на текстильную продукцию с неверным кодом ТН ВЭД. Когда он попытался загрузить документ на маркетплейс, система автоматически отклонила его из-за несоответствия кода. Пришлось заказывать новый документ и ждать еще 3 дня.

Часто задаваемые вопросы об отказных письмах

Можно ли использовать одно отказное письмо для разных маркетплейсов?

Да, в большинстве случаев одно качественное отказное письмо подойдет для всех российских маркетплейсов. Вайлдберриз, OZON и другие площадки маркетплейсов принимают документы одного формата.

Но есть важные нюансы:

• Убедитесь, что в письме указаны все характеристики товара, требуемые каждым конкретным маркетплейсом
• Проверьте актуальность формата документа для каждой площадки
• Иногда для разных маркетплейсов может потребоваться разный набор сопроводительных документов вместе с отказным письмом

Что делать, если маркетплейс отказался принимать моё отказное письмо?

Если маркетплейс требует документы, но не принимает предоставленное вами отказное письмо, действуйте по следующему алгоритму:

1. Уточните причину отказа в службе поддержки маркетплейса Часто причины технические: неверный формат файла или недостаточное разрешение скана.
2. Проверьте соответствие документа требованиям площадки Сверьте название товара, его характеристики и формат документа с требованиями маркетплейса.
3. Обратитесь к организации-выдавателю для корректировки Большинство надежных организаций внесут правки в документ бесплатно или за минимальную плату.
4. В крайнем случае — получите новый документ Если исправить существующий документ невозможно, придется оформить новое отказное письмо у другой организации.

Обычно продавцы маркетплейсов сталкиваются с отказом из-за формальных несоответствий, которые легко исправить.

Есть ли альтернативы отказному письму?

В некоторых случаях вместо отказного письма маркетплейс может принять:

• Экспертное заключение Документ, подтверждающий безопасность продукции по результатам санитарно-эпидемиологической экспертизы. Подходит для некоторых категорий товаров, особенно контактирующих с человеком.
• Сертификат соответствия ГОСТ Р Добровольный сертификат может заменить отказное письмо для некоторых категорий товаров, хотя обычно стоит дороже.
• Протоколы испытаний Результаты лабораторных исследований товара, подтверждающие его безопасность. Часто принимаются как дополнительный документ.

Однако для большинства случаев правильно оформленное отказное письмо остается самым простым и недорогим решением для работы с маркетплейсами.

Как часто нужно обновлять отказное письмо?

Даже если ваше отказное письмо является бессрочным, рекомендуется обновлять его в следующих случаях:

1. При изменении законодательства Если вступили в силу новые технические регламенты или изменились перечни продукции, подлежащей обязательной сертификации.
2. При изменении характеристик товара Любое значимое изменение состава, конструкции или назначения товара может потребовать нового документа.
3. По требованию маркетплейса Маркетплейсы иногда проводят аудит документов и могут запросить актуализацию даже действующих отказных писем.
4. Каждые 1-2 года Даже без явных причин рекомендуется периодически проверять актуальность документа и при необходимости обновлять его.

Своевременное обновление документов поможет избежать внезапной блокировки товаров на маркетплейсе и связанных с этим финансовых потерь.

Заключение

Отказное письмо — простой, но важный документ для торговли на маркетплейсах. Правильно оформленное письмо поможет избежать блокировок товаров, штрафов и других проблем с маркетплейсом.

Главное — не экономить на качестве документа и обращаться в надежные организации. Затраты на получение качественного отказного письма быстро окупаются стабильными продажами на маркетплейсе без риска внезапных блокировок.

И помните: хотя отказное письмо формально не является обязательным по законодательству, для успешного сотрудничества с маркетплейсом этот документ часто необходим. Относитесь к его получению как к инвестиции в стабильность вашего бизнеса на российских маркетплейсах.