Форма отказного письма — образцы 2025: инструкция по заполнению

Отказное письмо — важный документ, который подтверждает, что товар не требует обязательной сертификации или декларирования. Его могут запросить таможенные органы, маркетплейсы (например, Wildberries или Ozon), а также розничные сети. Но как правильно оформить этот документ?

Где взять готовый образец отказного письма для последующего утверждения его в аккредитованном центре? И какие нюансы учесть, чтобы его приняли с первого раза?

Что такое отказное письмо и зачем оно нужно

Отказное письмо — это официальный документ, подтверждающий, что продукция не подлежит обязательной сертификации или декларированию соответствия согласно действующему законодательству.

Этот документ необходим в следующих случаях:

1. При прохождении таможенных процедур и ввозе товаров из-за рубежа
2. Для размещения товаров на маркетплейсах (Wildberries, Ozon и др.)
3. При проверках Роспотребнадзора и других контролирующих органов
4. Для участия в госзакупках
5. При розничной торговле определенными категориями товаров

💡 Важно: хотя отказное письмо не является обязательным документом согласно законодательству, на практике его часто требуют различные организации для подтверждения безопасности продукции.

Виды отказных писем

Существует несколько видов отказных писем в зависимости от их назначения и требований к оформлению:

1. Отказное письмо для таможни

Используется при импорте товаров. Подтверждает, что ввозимая продукция не подлежит обязательной сертификации или декларированию в рамках технических регламентов Таможенного союза или российского законодательства.

2. Отказное письмо для маркетплейсов

Маркетплейсы (Wildberries, Ozon) часто требуют подтверждение безопасности товаров. Если продукция не подлежит обязательной оценке соответствия, понадобится отказное письмо специального формата.

3. Отказное письмо по пожарной безопасности

Подтверждает, что продукция не подлежит обязательной сертификации на соответствие требованиям пожарной безопасности.

4. Информационное отказное письмо

Общий вид документа, который может использоваться для предоставления в различные организации и контролирующие органы.

5. Разъяснительное отказное письмо

Содержит подробное обоснование, почему продукция не подлежит обязательной сертификации или декларированию, с детальными ссылками на нормативные акты.

Как выглядит форма отказного письма?

Форма отказного письма не имеет строго установленного образца на законодательном уровне. Однако существуют общепринятые требования к его оформлению. Документ должен содержать определенные элементы и оформляться на фирменном бланке организации.

Обязательные элементы отказного письма:

1. Шапка документа:

• Название и реквизиты организации-заявителя
• Название и реквизиты организации, выдающей письмо
• Регистрационный номер и дата выдачи

2. Основная часть:

• Наименование продукции
• Код ТН ВЭД
• Обоснование отсутствия необходимости в обязательной сертификации
• Ссылки на нормативные акты (постановления, ГОСТ, технические регламенты ЕАЭС)

3. Заключительная часть:

• Подпись руководителя организации
• Печать (при наличии)
• Контактная информация

Примеры оформления отказных писем для разных случаев:

Готовые шаблоны отказных писем

Для вашего удобства мы подготовили готовые шаблоны отказных писем, которые можно использовать как основу при обращении в аккредитованные организации.

⚠️ Важно: самостоятельно составленные отказные письма без подписи и печати аккредитованного органа по сертификации не имеют юридической силы и не принимаются таможенными органами и маркетплейсами.

Шаблон отказного письма для таможни

[Логотип и реквизиты организации]

ОТКАЗНОЕ ПИСЬМО № _____

от «___» _________ 202_ г.

Настоящим [Название аккредитованного органа по сертификации], аккредитованный в национальной системе аккредитации (аттестат аккредитации № _______), подтверждает, что продукция:

[Точное наименование продукции]

Код ТН ВЭД: [10-значный код]

Производитель: [Наименование и адрес]

НЕ ПОДЛЕЖИТ обязательной сертификации и декларированию соответствия в системе ГОСТ Р согласно [ссылки на нормативные акты], а также не подпадает под действие технических регламентов Таможенного союза.

Руководитель органа по сертификации _____________ /ФИО/

                                       М.П.

Шаблон отказного письма для маркетплейсов

[Логотип и реквизиты организации]

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОТКАЗНОЕ ПИСЬМО № _____

от «___» _________ 202_ г.

Настоящим [Название экспертной организации] подтверждает, что продукция:

[Наименование продукции]

[Материал изготовления ли другие характеристики, которые квалифицируют продукцию]

[Назначение]

НЕ ПОДЛЕЖИТ обязательной сертификации и декларированию соответствия согласно [нормативный акт].

Настоящее письмо действительно до изменения нормативно-правовых актов, устанавливающих требования к указанной продукции.

Руководитель организации _____________ /ФИО/

                             М.П.

Шаблон разъяснительного отказного письма

[Логотип и реквизиты организации]

РАЗЪЯСНИТЕЛЬНОЕ ОТКАЗНОЕ ПИСЬМО № _____

от «___» _________ 202_ г.

В ответ на запрос [наименование организации, запросившей письмо] о необходимости оформления сертификатов или деклараций соответствия на продукцию:

[Наименование продукции]

[Название экспертной организации] сообщает:

1. Указанная продукция не включена в «Единый перечень продукции, подлежащей обязательной сертификации», утвержденный Постановлением Правительства РФ № 2425 от 23.12.2021 г.

2. Указанная продукция не подпадает под действие следующих технических регламентов:

• ТР ТС 004/2011 «О безопасности низковольтного оборудования»
• ТР ТС 010/2011 «О безопасности машин и оборудования»
• [Другие технические регламенты в зависимости от продукции]

Следовательно, данная продукция не подлежит обязательной сертификации или декларированию соответствия.

Руководитель организации _____________ /ФИО/

                             М.П.

Как правильно заполнить отказное письмо?

Пошаговая инструкция по заполнению отказного письма

Хотя написать отказное письмо самостоятельно можно, для придания документу юридической силы необходимо его оформление в аккредитованной организации. Вот как правильно подготовить заявку на отказное письмо:

Шаг 1: Подготовка информации о продукции

1. Соберите полную информацию о товаре:

• Точное наименование продукции
• Состав/материал изготовления или другие характеристики, которые квалифицируют продукцию
• Назначение использования
• Код ТН ВЭД

2. Подготовьте документацию на товар:

• Техническое описание
• Фотографии
• Инструкция по эксплуатации (если есть)
• Спецификация

Шаг 2: Выбор организации для оформления

Выберите аккредитованный орган по сертификации или экспертную организацию, имеющую право выдавать отказные письма. При выборе учитывайте:

• Наличие аккредитации в национальной системе
• Опыт работы с вашей категорией товаров
• Признание документов организации таможней или маркетплейсами
• Стоимость и сроки оформления

Шаг 3: Подача заявки

1. Заполните заявку на оформление отказного письма, указав:

• Реквизиты заявителя (ваша компания)
• Информацию о продукции
• Цель получения отказного письма (для таможни, маркетплейса, иное)

2. Приложите подготовленную документацию на товар

Шаг 4: Согласование макета

После составления отказного письма орган по сертификации обычно предоставляет макет документа для согласования. На этом этапе проверьте:

• Правильность наименования продукции
• Точность кода ТН ВЭД (при наличии)
• Корректность ссылок на нормативные акты
• Наличие всех необходимых реквизитов

Шаг 5: Получение готового документа

После согласования и оплаты услуг вы получите готовое отказное письмо. Документ может быть выдан:

• В бумажном виде с оригинальной подписью и печатью
• В электронном виде с электронной подписью (для некоторых целей)

💡 Совет: Храните отказное письмо в оригинале и делайте его сканы. Оригиналы могут потребоваться для таможенного оформления, а сканы подойдут для загрузки на маркетплейсы.

Примеры правильно оформленных отказных писем

Чтобы лучше понять, как должен выглядеть правильно оформленный документ, рассмотрим пример отказного письма:

Пример отказного письма на продукцию для маркетплейса и таможни

ШАБЛОН ОТКАЗНОГО.jpg

Обратите внимание на ключевые элементы:

• Фирменный бланк организации
• Четкое указание наименования продукции
• Ссылки на актуальные нормативные акты
• Печать и подпись руководителя
• Контактная информация для проверки подлинности
• Подробная информация о товаре
• Точный код ТН ВЭД
• Ссылки на технические регламенты Таможенного союза
• Указание страны происхождения товара
• Логотип и реквизиты аккредитованного органа

Частые ошибки при оформлении отказных писем

При оформлении отказного письма часто встречаются ошибки, которые могут привести к отказу в приеме документа таможней или маркетплейсами. Рассмотрим наиболее распространенные проблемы:

1. Неправильный выбор формы документа

Ошибка: Использование общей формы отказного письма для специфических случаев.

Правильно: Для каждого конкретного случая (таможня, маркетплейс, пожарная безопасность) следует использовать соответствующую форму документа с учетом особых требований.

2. Отсутствие необходимых реквизитов

Ошибка: Документ не содержит регистрационный номер, дату выдачи, реквизиты организации.

Правильно: Все официальные реквизиты должны присутствовать в документе и быть корректно заполнены.

3. Неверные ссылки на нормативные акты

Ошибка: Ссылки на устаревшие постановления или неприменимые ГОСТ.

Правильно: Использовать актуальные нормативные акты, действующие на момент выдачи документа.

4. Слишком общее описание продукции

Ошибка: Указание общей категории товара без конкретизации (например, «Текстильные изделия»).

Правильно: Точное описание продукции с указанием артикулов, моделей, материалов и назначения.

5. Несоответствие кода ТН ВЭД описанию товара

Ошибка: Указание неверного кода ТН ВЭД, не соответствующего фактическому товару.

Правильно: Код ТН ВЭД должен точно соответствовать описанию продукции. Нужно использовать именно структуру ТН ВЭД на сайте tks.ru

6. Отсутствие печати и подписи

Ошибка: Документ без подписи уполномоченного лица или печати организации.

Правильно: Отказное письмо должно содержать оригинальную подпись руководителя и печать организации (если используется).

7. Нечеткие формулировки заключения

Ошибка: Размытые формулировки о статусе товара относительно сертификации.

Правильно: Четкое и однозначное заключение об отсутствии необходимости в обязательной сертификации или декларировании.

⚠️ Важно: если вы сомневаетесь в правильности оформления отказного письма, лучше обратиться к специалистам. Некорректно оформленный документ может стать причиной задержки товара на таможне или блокировки карточки товара на маркетплейсе.

Проверка подлинности отказного письма

Чтобы убедиться в подлинности отказного письма, проверьте:

1. Организацию-исполнителя: Она должна быть аккредитована или иметь право на выдачу подобных документов.
2. Реквизиты: Все реквизиты организации должны быть указаны корректно.
3. Подпись и печать: Документ должен содержать оригинальную подпись и печать (если применимо).
4. Нормативные ссылки: Указанные нормативные акты должны быть актуальными и применимыми к вашему товару.
5. Контактную информацию: Должна быть возможность связаться с организацией-исполнителем для подтверждения подлинности документа.

Срок действия отказного письма

Формально отказное письмо не имеет срока действия и действительно до изменения законодательства. Однако на практике:

• Таможенные органы обычно принимают документы, выданные не более 1-2 лет назад
• Маркетплейсы могут запрашивать актуальные документы ежегодно
• При изменении характеристик товара требуется новое отказное письмо

💡 Совет: рекомендуется обновлять отказное письмо при изменении законодательства или каждые 1-2 года для предотвращения проблем с приемкой документа.

FAQ: Часто задаваемые вопросы

1. Где найти отказное письмо пример для маркетплейсов?

К сожалению, самому сделать отказное письмо нельзя — документ должен быть выдан аккредитованной организацией. Однако вы можете использовать образцы и шаблоны, приведенные в этой статье, чтобы понять, как должен выглядеть документ и какую информацию он должен содержать.

Для маркетплейсов особенно важно, чтобы отказное письмо было оформлено правильно и содержало точное описание вашего товара. Рекомендуется обращаться в организации, имеющие опыт работы с конкретными площадками (Wildberries, Ozon).

2. Как правильно оформить пример отказного письма на продукцию?

Чтобы корректно составить отказное письмо на продукцию, необходимо указать:

• Точное наименование продукции с артикулами и моделями
• Нормативный акт, освобождающий от сертификации
• Обоснование отсутствия необходимости в обязательной оценке соответствия
• Корректные реквизиты организации-заявителя
• Подпись уполномоченного лица и печать

Важно помнить, что юридическую силу имеет только документ, выданный аккредитованной организацией. Самостоятельно составленные письма не принимаются таможней и маркетплейсами.

Заключение

Форма отказного письма — это не просто формальность, а юридически значимый документ, который помогает избежать проблем с контролирующими органами и маркетплейсами. Теперь вы знаете:

• Как выглядит правильно оформленное отказное письмо
• Где скачать готовые шаблоны под разные ситуации
• Какие элементы обязательно должны присутствовать в документе
• Как избежать типичных ошибок при оформлении

Правильно оформленное отказное письмо поможет вам беспрепятственно ввозить товары в страну, размещать их на маркетплейсах и избегать проблем при проверках контролирующих органов.

Помните, что лучше заранее позаботиться о правильном оформлении документа, чем сталкиваться с блокировкой товаров и финансовыми потерями из-за формальных ошибок.